Comment faire étinceler vos descriptions de poste (et les rendre indispensables)

Description de tâches, définition de poste, descriptif d’emploi, profil de rôles, on la nomme de bien des façons, mais en la rédigeant, on répond toujours à la même question : quel est le contenu d’un emploi donné et quelles sont les responsabilités de ce rôle dans l’organisation?

Souvent un projet que l’on relègue aux calendes grecques – ou délègue aux stagiaires RH! – on gagne pourtant beaucoup à documenter les emplois et à avoir cet outil sous la main.

Passée date, la description de poste?

Dans son format traditionnel de style « liste d’épicerie » décrivant une longue liste de tâches, peut-être, mais dans sa pertinence, la description de poste est bel et bien au goût du jour. Connaître le contenu des emplois, c’est même la base de plusieurs processus.

En tant que gestionnaire, la description de poste nous sera nécessaire, sous une forme ou une autre, tout au long du cycle d’emploi. Avec une description bien rédigée, on attire et on embauche le meilleur candidat, on compare la rémunération d’un poste aux postes similaires sur le marché, on jauge l’importance relative d’un rôle dans l’organisation afin de l’ajouter à notre structure salariale et on clarifie les attentes dans la gestion et l’évaluation du rendement de nos collaborateurs.

Que votre organisation soit en holacratie ou en mode traditionnel, savoir ce que font les employés et quelles sont les responsabilités à accomplir est crucial. Alors, pourquoi s’en passer?

L’emphase sur les responsabilités clés

Pour simplifier la rédaction et rendre les descriptions plus faciles à faire évoluer, on se concentrera sur l’énoncé de responsabilité plutôt que sur les tâches. Un énoncé de responsabilité englobera implicitement plusieurs tâches; il est donc moins susceptible de varier fortement dans le temps. On y retrouvera un quoi, un comment et un pourquoi.

• Le quoi: c’est l’action qui doit être accomplie;
• Le comment : on indique ici les orientations, outils, procédures ou méthodes utilisés
• Le pourquoi : c’est l’objectif visé ou la clientèle cible, le but de la responsabilité

Par exemple, pour un Scrum Master, un énoncé de responsabilité pourrait ressembler à ceci :

« Faciliter (le quoi?) / les interactions entre les membres de l’équipe de développement (le pourquoi?) / en appliquant les principes Agile connus (le comment?) »

L’ordre peut varier selon les styles de rédaction, mais ces trois éléments se retrouveront toujours au cœur d’un énoncé et aideront à décrire des responsabilités vivantes à travers le temps.

Lors de la rédaction des énoncés, de manière générale :

• Utilisez des verbes d’action : les « participe à », « assure le » et autres expressions passives devraient être laissées de côté, car elles n’indiquent pas ce qui doit être fait ni le niveau d’implication requis;
• Remplacez les expressions qui peuvent varier facilement dans le temps, comme les noms de programmes informatiques par exemple, par leur version générique (« Windows » devient « système d’exploitation », « Acomba » devient « logiciel comptable »)
• Limitez le nombre d’énoncés clés et regroupez-les par familles si nécessaire;
• Allouez un pourcentage approximatif à chaque responsabilité qui reflètent vos attentes et vos besoins par rapport à la fonction décrite.

Quelques pistes pour assurer la pérennité de l’exercice

Documenter les emplois d’une organisation n’est pas une mince tâche. Voici quelques suggestions qui vous aideront à trouver la démarche qui vous convient le mieux pour rendre l’exercice de rédaction des descriptions de postes plus agréable et surtout, plus durable dans le temps.

• Identifiez une personne ou idéalement une équipe responsable du processus;
• Dressez la liste des fonctions ou des rôles à rédiger : veut-on un descriptif par collaborateur ou plutôt des rôles plus génériques, voire interchangeables?
• Impliquez vos collaborateurs et vos gestionnaires : sessions de rédaction, questionnaire individuel d’analyse de poste, tout est permis.
• Utilisez un modèle de départ simple et qui conviendra à plusieurs usages : ça évitera le casse-tête des multiples versions et l’adaptation continue de documents;
• Faites valider les descriptions rédigées par les collaborateurs et les gestionnaires : il ne devrait pas y avoir de surprise!
• Prenez l’habitude de faire une révision ciblée en même temps que certains autres processus annuels : avant de débuter les évaluations de performance, par exemple

À la fin de l’exercice, vos descriptions de postes devraient refléter un certain équilibre entre ce que la personne en poste accomplit comme responsabilités, les besoins réels reliés à ce rôle ainsi que les attentes du rôle. Cette clarification vous aidera non seulement dans plusieurs processus, mais elle soutiendra aussi vos efforts de communication des attentes envers vos collaborateurs.